Part A: Short Answer Questions.

This section has 5 questions, and is worth 35 marks altogether.

You are required to answer ALL questions in this section.

1)   Consider each of the following descriptions. Name the information characteristic that is best illustrated by each of the following examples:

•   Before production reports are accepted, two clerks working independently must produce the same information.

•   To protect sensitive client data, a company encrypted the data, stored it in a very secure facility, and limited its use to two managers and three other persons in Accounts Receivables.

•   A new manager insisted that monthly reports look the same so she could compare a new month’s results to previous months.

(6 marks)

2)   Give ONE example of afinancial transaction and ONE example of a nonfinancial transaction related to interactions between a firm and its investors, and

Explain why it would be important to capture each of these transaction types in a firm’s information system.

(6 marks)

3)   Assume you are the Managing Director for an Auditing Firm. Your task is to determine whether the fees that your auditors charge clients for their services are reasonable.

•   List THREE sources of data that you would draw on, that is: (i) one internal source of structured data, (ii) one external source of structured data and (iii) one source of unstructured data and;

•   Briefly explain why each source is important for your task.

(9 marks)

4)   Dirty data is costly to companies.  Using examples, briefly explain TWO processes that are used to ‘clean up’ dirty data.

(8 marks)

5)   Jan, the accountant for a small business, receives an email with a legitimate-looking address that advises her to visit their suppliers’ website and confirm the company’s account details. Others in the company may also have received the same email.

•   Briefly explain what type of attack this is, and

•   List TWO things that Jan should do about this email.

(6 marks)

TOTAL: 35 MARKS

Part B: Answer all questions.

Question 1:

Distinctive Cakes is a national bakery that is New Zealand owned and operated. The company has been serving retail and wholesale customers for more than 30 years.

You have been asked to document the company’s payroll processing system. The payroll processing system works as follows:

Timesheet data are recorded in each department using timecards. It is annoying, however, when people forget to punch out at night, and their time has to be recorded by hand. At the end of the period, the payroll clerks enter the timecard data into a payroll file for processing. The clerks are pretty good with this, although sometimes there are errors at this stage.

Before the payroll file is processed for the current period, Human Resources sends any personnel changes, such as information about increases in pay rates and new employees. The payroll clerks also enter this data into the payroll file. The personal changes document includes a confirmation stub which is signed by the payroll clerk and returned to the Human Resources for filing.

The payroll  data  are then processed  and pay cheques  for the  individual  employees  are generated. Three copies of the payroll reports are also generated and sent to Management for their records; we do not know what they do with them, but we suppose that they are filed for future reference. In addition, the government requires withholding reports for tax purposes. Currently, the system generates these reports automatically, which is nice.

Required:

a)    There are THREE types of documents typically found in an AIS. Review the Distinctive Cakes description and: (i) Give one example of each document type from the narrative above, and (ii) state why you have classified each the document in this way.

(9 marks)

b)   Prepare a document flowchart for the payroll system described above.

(33 marks)

c)    List TWO types offinancialfraud that the payroll process (above) might allow for, and      briefly explain how and where in the payroll process each of these fraud types might occur.

(8 marks)

TOTAL: 50 MARKS