Task Summary

In response to the issues raised in the case study provided, develop an excel workbook that: a) develops a dataset, b) analyses the dataset and c) provides a commentary on the results.

Context

The spreadsheet is a powerful tool that has become entrenched in business processes worldwide. A working knowledge of Excel is a crucial skill for accountants. This assignment aims to assess the client’s ability to create spreadsheets. Clients will be using raw data and summarising them

in a user-friendly format to aid decision making. Clients will need to recommend additional excel-based analysis that facilitates business decision making.

Task Instructions

A large accounting software support business has recently launched an online customer support         service called Terrens. The business provides online education services to clients from around the       world. In an effort to improve the services offered to clients, a job management system was                developed to improve the responses provided to client queries. At the end of every week, a manager from the Support team archives an excel file that contains data about client queries for that week. The  manager of the Support team believes that the data within this spreadsheet would be valuable for     business decision making. However, employees within the team lack the technical knowledge to

analyse and interpret this data. Subsequently, the manager is unsure how to utilise this data to gain insights on how to improve response times and outcomes for clients.

The Support team manager decided to hire you to assist in analysing and interpreting the data. The table below shows a data file that was archived containing information on client queries for one      week.

Table 1

While only a small number of queries were received from clients in the first week of the month,         client queries are expected to go up over the remainder of the month. However, before getting         actual data from the job management system in the coming weeks, Terrens business has asked you  to explore the possible analyses that can be performed if using the current output. Terrens provided you with a document listing specific instructions on what you are expected to do in Excel. The            instructions are listed below.

Requirements

(1)  Open an Excel Workbook and name it as ‘Client ID_ Client Name_ ACCT6001 Assessment 3’ (i.e. 0009989t_Adam Smith_ACCT6001 Assessment 3). Create a worksheet labelled as ‘Job Data’ . Make a table similar to the one above using hypothetical details for 50 clients. The table should include the following columns: Job Code, Client ID, Client Name, Date

Opened, Date Closed, Job Type, Job Priority, Job Status.

In your hypothetical data, assume:

a)   at least 20 jobs with a job status of “Closed”

b)   only 10 jobs with a job status of “Re Process”

c)    at least one of each Job Status is included in the data set for each Job Type. For example, include at least:

“open”, “in process”, “re process”, and “closed” entries for “Development”, “open”, “in process”, “re process”, and “closed” entries for “Training”, and “open”, “in process”, “re process”, and “closed” entries for “Support”

d)   All queries are made between 01/09/2021 and 28/09/2021.

e)    Each client has no more than one job in the job management system for each Job Type (for example, a maximum of three jobs were lodged by “Icare Ltd” in Table 1).

(2)  In the ‘Job Data’ worksheet, add a column labelled as ‘Time taken to close job. This column should show the time spent resolving each job (e.g. client query). The values for this column should be reported using the “number” format and calculated using a:

a)   combination of the date opened and date closed columns.

b)   formula that only includes entries with a “Job Status” equal to “Closed” .

(3)  Create  a  new  worksheet  in  your  workbook  and  label  it  as  ‘Job  Duration’ .  In  this worksheet:

a)   Report the descriptive statistics (i.e. mean, median, maximum, minimum) for both the “Time taken to close job” column added to the ‘Job Data’ worksheet and the “Hours Charged” column. A brief commentary on the results should be provided (between 50 and 100 words).

b)   Include another table in this worksheet showing for each week the:

Total number of jobs,

Total number of jobs “Closed”,

Total number of “Important” jobs “Open”, and

Average time taken to close “Important” jobs.

The values for each week should be calculated using Excel formulas based on values from the ‘Job Data’ worksheet (e.g. the values in your table should change if values in the ‘Job data’ table change). The table may look like Table 2.

Table 2

The Support team believe that the problem with Key Performance Indicators focused on the number of jobs closed each week was that “important” jobs were not being prioritised. Do you find support for this belief? Use a chart(s) to report the results for correlation to support your answer.

(4)  Create a worksheet labelled as ‘Job Type’ . Include a table in this worksheet showing the number of jobs for each week grouped by the three different job types. The values should be directly linked to the ‘Job Data’ worksheet. The table may look like Table 3.

Table 3

(5)  Create a worksheet and label it as ‘Pivot Tables and Charts’ . Build tables and charts that show the average Job Duration by Job Type and Job Priority. Provide these by creating

2 pivot tables/charts (one for each Job Type and Job Priority). Place both of these tables