OVERVIEW

This second tutorial is designed to reinforce some ideas about the role the accounting information system plays in an organisation,  particularly  in  relation  to  supporting  the   execution   of  business   processes.  It  will   also  develop  your understanding of how we can better understand business process operations through BPMN diagrams.

Chapter one provides a working definition of an accounting information system. In considering this definition we emphasise the key role that AIS plays in the professional life of accountants. An awareness of the various roles that the AIS plays and the different ways that accountants engage with the AIS (as users, designers, auditors, internal control reviewers etc) is essential for positioning the subsequent topics.  The AIS also plays a critical role within the organisation, as it is central to the capture, storage, analysis, and manipulation of transactional data that is the basis of information for decision making. To understand the wider implications of the AIS you should also be familiar with the centrality of the business process to organisation success. AIS play a key role in supporting process operations and presenting new opportunities for adding value to the activities a  business  performs  and  the connections  it  can  develop with  customers,  suppliers,  and other stakeholders.

Chapter 2 emphasises the role business analyst role of the accountant. It demonstrates how the accountant's role in an organisation has undergone significant change, highlighting the ways that AIS have been a part of this change. For the accountant to be able to operate in an effective manner they need to be literate in different representations of AIS design and operation. We discuss two perspectives - the activity model (this week) and the structure model (next week). These different ways of viewing the AIS provide a launching point for the consideration of system documentation. We will be introduced to the Business Process Modeling Notation ('BPMN') approach and logical Data Flow Diagrams. As we progress through the semester we will be working with BPMN diagrams, so your familiarity with the symbols and their meaning is a key foundational skill for subsequent topics.

 REFERENCES

.       Richardson et al (2021) – Chapter 2

.       Smith, P. (2022, 13 April). AI keeps spirits up during dog days of pandemic: Digital Transformation. Australian Financial Review. Melbourne:Fairfax Media Publications Limited. Accessed from ProQuest.

区 OBJECTIVES

By the end of this tutorial you should be able to:

.       Discuss examples of how the AIS is linked to the organisational value chain

.       Give examples of how the AIS can add value to a firm

.       Consider situations where organisations could benefit from linking systems with suppliers and customers

.        Distinguish between activity and structure models

.        Explain the role and importance of business rules

.       Interpret a BPMN diagram

.        Identify, interpret, and apply the BPMN symbols

.       Prepare a BPMN diagram

.        Identify and describe the business rules that are evident in a BPMN diagram

 KEY CONCEPTS

Chapter 1

Accounting Information System, business process, data, enterprise system, infomate up / down, information overload, automate, supply chain, transform, master data, transaction data, OLRT / Immediate processing, Batch / Periodic

processing

Chapter 2

Activities, activity model, business model, BPMN, DFD, events, gateways, lanes, message flows, pools, sequence flows

 DRAWING BUSINESS PROCESS DIAGRAMS

There are several software packages available that can be used to draw data flow diagrams and BPMN diagrams. Please note that you are NOT expected to purchase documentation software in this unit.

There is a free online application available at draw.io

The draw.io application has all the symbols that you need to prepare a BPMN diagram and a data flow diagram. It also allows you to save your diagrams (to the cloud or to your own device) and export them as graphics files that can be

pasted into other applications.

① BACKGROUND PREPARATION – CHAPTER 1

A.    Read the article that is linked in the Week 2 tutorial section on Moodle and also available in the Week 1

readings in the electronic reading list.. Use the article and the ideas from chapter 1 and 2 of the text to answer the following questions.

.     Smith, P. (2022, 13 April). AI keeps spirits up during dog days of pandemic: Digital Transformation. Australian Financial Review. Melbourne:Fairfax Media Publications Limited. Accessed from

https://www.proquest.com/newspapers/ai-keeps-spirits-up-during-dog-days- pandemic/docview/2649248079/se-2

a)    How is the use of technology helping improve business performance? Explain your answer.

b)    How could the benefits of the technology changes potentially be seen in the financial statement line items? c)    What do you think are the impacts / implications of this technology for the business processes at Coles?

d)    Using the categories presented on page 19 of the Richardson et al (2021) text, which of the following is evident in the Smith (2022) article? Explain your reasoning.

o  Automate

o  Informate up

o  Informate down

o  Transform

e)    Could the use of AI and other technologies provide benefits for Customer Relationship Management and Supply Chain Management? Suggest an example and explain your reasoning.

f)     Do you think that Coles could get a sustainable competitive advantage from the described use of technology? Explain your reasoning.

② DATA PROCESSING

A.    What is the one data processing characteristic to look for when determining data processing mode?

B.    Explain, using an example, the difference between OLRT / Immediate data processing and Periodic / Batch processing.

C.    For each of the following examples classify the data processing as Immediate or Periodic and explain your answer.

i.      Employees complete their time cards each day to record their shift. The details are entered into the wages data at the end of the month to calculate the amount employees need to be paid.

ii.     A customer makes a purchase the details of the cash receipt from the sale are added to the cash receipts data at the same time as the customer makes the payment.

③ BACKGROUND PREPARATION – CHAPTER 2

A.    Define the following:

i.              business rules

ii.             activity models, and

iii.            structure models.

B.    Explain the relationship between business rules, activity models, and structure models.

C.    DQ8 (p.58) – Describe, using examples, situations where you would use exclusive, inclusive, and parallel gateways.

D.    DQ10 (p.58) Provide one example of where a process would start with a timer event.

 WORKING WITH BPMN DIAGRAMS

Parts (I), (II), (III), and (IV) refer to different representations of a process followed at a drive-in coffee shop.

(I)            Write a description of what is happening in the process in Figure 1 and clearly identify the business rule that applies to customer payments.

Process

Cash

payment

Customer

enters drive

through lane

Figure 1

(II)           Write a description of what is happening in the process in Figure 2

Process

Cash

payment

Customer

enters drive

through lane

Yes

Figure 2

Wait 5

minutes to

 make coffee

(III)          Figure 3 shows an alternative design to the process shown in part (a)

Process

Cash

payment

Process

gift card

payment

Figure 3

(IV)

Describe the difference in the operation of the gateways shown in parts (I) and (III) and explain what this tells us about the different business rules in each of the processes shown in Figures 1, 2, and 3.

 PREPARING BPMN DIAGRAMS

Problem 2 (p.63) (This question does require you to draw some BPMN diagrams. However, once you have prepared the first diagram you only need to think about how it changes for the subsequent scenarios. So, if you do PART (a) well the    remaining parts will be much simpler.)

(A)  Larry awoke to his alarm clock buzz. He got up and dressed for the day. Then, he prepared and ate a breakfast of oatmeal, toast, orange juice, and coffee. He then grabbed his books and notes and prepared to leave for

university. Before he left home he checked the weather forecast for the day. It if looked like it was going to rain then he put on a jacket, got his umbrella, and drove to school. If it looked sunny he left his jacket and umbrella at home and walked to school. If he drove to school he parked his car and walked to the class. If he walked to

school then he went straight to class.

Required:

For the description above prepare a BPMN diagram

(B)  Assume that Larry’s car is being repaired. While his car is being serviced, if it is raining he texts his friend

Jazmin for a ride to uni. Jazmin texts him back and lets him know if she is available. If she is available, Larry    waits 10 minutes for her to arrive and then gets a ride with to uni. If Jazmin is not available then Larry walks to

uni. Update your diagram from (a) to show this scenario.

Required:

For the description above prepare a BPMN diagram

面 COMPREHENSIVE BPMN AND DATA FLOW DIAGRAM DOCUMENTATION CASE

A.    Prepare a set of system documentation for the following narration.

Your answer should:

(I)            Include a completed summary table of activities and people arranged in chronological order (a template table was provided in the lecture 1 materials)

(II)           Include a top-level BPMN diagram that shows the main process stages

(III)          Include a detailed BPMN that shows:

o  pools

o  lanes

o  data use

o  documents

o  activities

o  sequence, message, and data flows

(IV)        Include a logical Data Flow Diagram

(V)          Identify the data stores that are used in the process. For each data store, identify:

i.    The data inflows (what is happening and when) and whether they are immediate or periodic processing, and

ii.    The data outflows (what is happening and when)

Record the summary in the table below.

A hypothetical example has been included to help you think about the data flows